Кризис срывает с насиженных мест многих арендаторов. Кто-то из просторного офиса в центре перемещается в бывшее НИИ на окраине. Другие же, напротив, теперь могут себе позволить помещение, о котором полтора года назад можно было только мечтать. И первых, и вторых объединяет одно – переезд. А вот каким ему быть – другой вопрос.
Каждому – свое
По тому, насколько охотно в компании говорят о грядущем переезде в новый офис, можно судить, как у нее идут дела. Если детали особо не разглашаются, значит, неблестяще – наверняка, руководство вдвое сократило персонал и теперь не видит смысла платить аренду за пустующие площади класса А. Напротив же, когда баннер о том, что «мы переезжаем», висит на официальном сайте компании, информация о смене ее местоположения активно афишируется, значит, будущих арендаторов можно только поздравить – кризис обошел их стороной. Если в «докризисные» времена перемещение в другой офис часто было связано с расширением бизнеса, то сейчас ситуация иная. Многие предварительные договоры аренды, датируемые прошлым годом, в 2009 году были либо пересмотрены, либо и вовсе расторгнуты. Яркий пример – компания ТНК-ВР, отказавшаяся от аренды 45 тыс. кв. м площадей в бизнес-парке «Западные ворота» и прямо объяснившая срыв сделки тем, что компания сократила 390 человек и теперь в столь большом офисе не нуждается. Передумала ехать в Riga Land группа «Видео Интернешнл», снявшая здесь прошлым летом около 20 тыс. кв. м, куда планировала перевезти свои разбросанные по Москве департаменты. В нынешних реалиях такой многоступенчатый переезд показался мероприятием чересчур затратным. Как отмечают аналитики компании CB Richard Ellis, в настоящий момент рынок офисной недвижимости достаточно активен. «Компании пользуются сложившейся ситуацией на рынке и проводят переговоры по пересмотру арендных ставок. Нельзя однозначно сказать, что из-за сокращений многие руководители принимают решение переехать из большего офиса в меньший. Если им не удается пересмотреть ставки аренды в сторону уменьшения, они скорее повысят качество занимаемых площадей – из класса В переедут в класс А. Как правило, сейчас собственники идут на значительные уступки, чтобы привлечь арендаторов», – полагает Ирина Флорова, руководитель аналитического направления компании CB Richard Ellis. По словам Виталия Краснова из мувинговой компании «Европереезд», сегодня примерно 70% компаний-клиентов, с которыми приходится работать, переезжают в офис меньшей площади. Остальные 30% меняют условия для бизнеса к лучшему.
Этапы большого пути
Профессиональные перевозчики появились в России относительно недавно, и по-прежнему на этом рынке преобладают «серые» схемы. Не знают, как строить свои отношения с мувинговыми компаниями и сами клиенты, им бывает сложно требовать от перевозчика высокого качества услуг по той причине, что переезд у нас до сих пор приравнивается к двум пожарам. То есть даже заключая договор с брендовой компанией, клиент морально готовится к непредвиденным сложностям – к тому, что какая-нибудь коробка уедет не туда, цветочный горшок разобьется, а итоговая стоимость работ будет выше обговоренной. Между тем переезд может быть делом, которое можно рассчитать «с точностью до миллиметра». По словам Виталия Краснова, от всех неприятных случайностей уберегает правильно составленный договор. «Здесь прописываются все услуги, стоимость работ, вся ответственность, в том числе и в случае того, что объем перевозимого груза прибавится, – говорит Краснов. – Если вдруг имущества стало больше, то тогда к договору составляется дополнительное соглашение. То есть не будет такого, что на месте бригадир или грузчик потребует заплатить больше». Для того чтобы прикинуть, сколько будет стоить переезд, эксперты советуют сначала составить список вещей и, уже имея его на руках, начинать звонить. Если дельта по итоговой стоимости услуг получается большая, есть смысл воспользоваться услугами оценщика – ее предоставляют многие мувинговые компании. В случае с крупными перевозчиками взаимодействие сторон начинается именно с визита менеджера в компанию клиента. Он оценивает количество работы, называет сумму, объясняет, из чего она складывается, обговаривает сроки. Если клиента все устраивает, заключается договор. Мувинговые компании обычно не привязаны ни к дням недели, ни к часам работы. Перевезти офис можно и в выходной, и в праздник. Сроки определяются индивидуально, но переезд примерно 30 рабочих мест осуществляется обычно за один день. Опытному муверу под силу перевезти за выходные и солидную корпорацию – в этом случае работы будут проходить посменно. Специалисты говорят, что в договоре обязательно должен быть пункт о возмещении ущерба, причиненного имуществу компании-клиента. Есть, конечно, муверы, которые берут на себя полную материальную ответственность, все их услуги, оказанные в рамках переезда, застрахованы. Но таких единицы. Обычно же перевозчики берут на себя ответственность за те вещи, которые упаковывают самостоятельно, однако часто бывает, что сотрудники компании-клиента сами хотят сложить свое имущество. Тогда перевозчик доставит в офис коробки, упаковочную бумагу, стикеры для упаковки и маркировки, но… отныне уже не сможет гарантировать, что при транспортировке весь груз останется в целости и сохранности. Когда вещи укладывают профессионалы, они делают это максимально компактно, с учетом распределения веса отдельных предметов в коробке. «Сотрудники переезжающей компании складывают сами только вещи из тумбочек и ящиков стола, все остальное упаковываем мы, – рассказывает Екатерина Веденеева, заместитель директора по коммерческим вопросам компании Logistics Service. – Если клиент говорит: «Мы сами все разберем и упакуем», тогда и ответственность у нас немного другая». Для упаковки стекла используется воздушно-пузырчатая пленка и упаковочная бумага. Мебель перевозится под войлочным одеялом, листами картона или пленкой-стрейч. Самая популярная тара для перевозки личных вещей и файловых папок – это пятислойный гофрокороб размером 455 х 370 х 400. При переезде есть смысл застраховать ценные вещи – высокотехнологичное оборудование или антикварную мебель. Обойдется такая страховка недорого. Например, в «Ингосстрахе» страховая премия при перевозке груза стоимостью $30 тыс. составит около $100. Для оформления полиса потребуется выписка из баланса, подтверждающая стоимость этого груза.
Ценный вопрос
Руководителей, которые вынуждены перевозить свою компанию в офис попроще и желающих осуществить такой переезд «малой кровью», понять можно – когда бизнес пытается выжить в условиях кризиса, то каждый рубль на счету. Услуги профессиональных муверов стоят от 70 тыс. рублей за перевозку 50 рабочих мест – и это нижняя ценовая планка сегодня по Москве. Брендовая компания, портфолио которой пестрит названиями транснациональных корпораций, за аналогичный объем работы попросит уже как минимум 150 тыс. рублей. Так не проще ли озадачить вопросом переезда своих сотрудников, заказав им в помощь бригаду грузчиков из ближнего зарубежья? «Не проще. Переезд большой компании – это огромное количество коробок. Обычные грузчики обеспечить такой объем тары просто не могут, – говорит Екатерина Веденеева. – Что касается гарантий, то профессионалы перевозят офисы каждый день, поэтому оперативность их работы очень высока. Одна бригада будет работать на одном адресе, другая – на другом. Все действия осуществляются параллельно: и упаковка, и демонтаж, и погрузка, и разгрузка, и монтаж на новом месте. Такая слаженная работа уменьшает количество дней на переезд». Если профессионалы заинтересованы в том, чтобы процесс переезда занял минимум времени, то так называемые «серые» бригады склонны не спешить, поскольку у них почасовая оплата услуг. Связываться с ними – это по большому счету лотерея. Бывает, повезет, и попадется группа добросовестных студентов, которые все сделают быстро и аккуратно. А может быть иначе – приедут матерые грузчики, которые будут всячески растягивать время на бесконечные перекуры, неделю возить имущество из офиса в офис, а потом ошарашат офис-менеджера ценой, в несколько раз выше обговоренной. И возразить будет нечего, потому что договора-то нет… Кроме того, не у всех мелких перевозчиков есть опыт перевозки крупных объемов. Нужно понимать, что 100 рабочих мест – это приблизительно 500 коробок. Если в компании есть архивная документация, много разной бухгалтерии, то тары потребуется еще больше. В отличие от «серой» бригады, у профессиональной компании имеется большой резерв упаковочных материалов. «Допустим, клиенту нужно срочно привезти сотню-другую дополнительных коробок, мы сразу же их и привезем», – поясняет Екатерина Веденеева. Кстати, многие профессиональные муверы стараются сами разрабатывать дизайн своей упаковочной тары. Это и дополнительное удобство и дополнительная реклама. В качестве транспорта профессиональные компании используют такие машины, как грузовой Mersedes-Benz или фургон Renault Kangoo. Кузов обязательно обит мягкой материей, ремни надежно фиксируют коробки при переезде, чтобы крутые повороты и дефекты дорожного полотна не стали причиной порчи имущества. «Серые» бригады обычно подъезжают на видавшей виды «газели» или на ЗИЛе типа «бычок». Правда, нельзя сказать, что офисная утварь в них укладывается как попало – зачастую грузчики в этом вопросе проявляют исключительную тщательность, советуются, как бы получше уложить коробки, иногда выгружают все из кузова, а затем наполняют его заново. Но не забываем, что для них время – это деньги. Обычно компании, которые однажды доверили свой переезд профессионалам, об этом уж как минимум не жалеют. Как признается Екатерина Веденеева, большая часть новых заказчиков обращается по рекомендации старых клиентов. «Есть корпоративные клиенты, которые сотрудничают с нами на постоянной основе, – говорит Веденеева. – По рекламе приходят в основном лишь те новые клиенты, которых интересует квартирный переезд».
И не только переезд
Еще один аргумент в пользу профессиональных мувинговых компаний – это тот факт, что спектр их услуг постоянно расширяется. У многих больших перевозчиков сегодня есть антикризисные программы. Например, «Европереезд» с недавних пор помогает своим клиентам с реализацией б/у мебели и компьютерной техники. «Спрос на такие услуги велик. Б/у техника предлагается по цене примерно 10–15% от ее первоначальной стоимости. Если клиенту нужны небольшие объемы, допустим, парочка компьютеров, то мы их иногда просто дарим, – говорит Андрей Ахматов, директор по развитию компании «Европереезд». – Что касается б/у мебели, то мы ее продаем за 10–20% от первоначальной стоимости. Обычно ее покупают компании, которые не в состоянии купить себе новую либо пока не знают, как будет развиваться их бизнес. Также б/у мебель мы сдаем в аренду. Допустим, если клиент ожидает поставки новой мебели, то в качестве временного варианта он может взять нашу – как правило, за символическую плату». Многие крупные игроки рынка мувинга предоставляют своим клиентам услугу ответственного хранения. Лишние компьютеры и невостребованную мебель можно аккуратно упаковать и оставить на складе до лучших времен – вдруг бизнес опять пойдет в гору, придется снова нанимать персонал и оборудовать для него рабочие места. Услугой временного хранения можно воспользоваться и в период ремонта в новом офисе. Кстати, некоторые клиенты пользуются этой услугой практические постоянно, храня на складе мувера выставочное оборудование. Реально оно требуется не больше двух-трех недель в году, но выделять под выставочный стенд отдельное помещение в собственном офисе по меньшей мере неразумно. Дешевле будет передать его на хранение муверу.
Телеком быстро
Если в вопросе перевозки мебели, компьютеров и офисной документации у руководителя еще есть поле для маневра – он может обратиться к профессиональному муверу или организовать переезд своими силами, то телекоммуникационное оборудование в любом случае самостоятельно не установишь. Конечно, если переезжает не компания, специализирующаяся в этой области. Сегодня офисные телекоммуникации – это телефонная станция, системное оборудование, внутренняя разводка по офису (провода), ну и конечно же телефонная связь и доступ в Интернет. В идеале вопрос обеспечения телекомом нового офиса решается задолго до переезда, поскольку требует времени. Учитывая, что до кризиса офисы в подавляющем большинстве случаев сдавались в формате shell & core и арендаторам приходилось из бетонной коробки делать помещение, пригодное для работы, телекоммуникации планировались и реализовывались еще на этапе отделки. Но ситуация изменилась буквально на глазах. «Во-первых, волна переездов, начавшаяся осенью прошлого года, не всегда предоставляла возможность заранее спланировать подключение офиса к услугам связи, – отмечает Михаил Сергеев, директор по корпоративным коммуникациям компании «Гарс Телеком». – Во-вторых, офисы без отделки перестали пользоваться спросом – в сложившихся условиях инвестировать $500 и больше в строительство офисов никто не хочет. В итоге спрос на «сделайте мне телеком быстро» многократно возрос». Обеспечить услугами связи – телефоном и Интернетом – одно рабочее место стоит минимум $200. В эту цену входят работы по прокладке кабеля внутри офиса и по зданию, выделение и подключение портов на телефонной станции, настройка оборудования. Цена вопроса может быть и больше, она зависит от класса помещения и специфики деятельности компании. Прошлой весной компания «Гарс Телеком» запустила акцию «Перевезем бесплатно» и теперь перевозит телекоммуникации клиентов. После каждого такого переезда «Гарс Телеком» становится в новом офисе оператором связи и Интернет-провайдером – таковы правила игры. По словам Михаила Сергеева, актуальность данного предложения быстро нашла понимание среди переезжающих. С мувинговыми компаниями конкуренции нет, поскольку те перевозят только движимое имущество. С коллегами по цеху практически тоже. «Перевезти клиента за свой счет по силам не каждой телеком-компании, ведь иной раз под клиента в офисный центр строится оптический канал, а также инфраструктура внутри здания. Издержки оператора могут доходить до десятков тысяч долларов», – поясняет Сергеев. Процесс перевозки телекоммуникаций всегда идет в два этапа. Сначала переносится системное оборудование, проводятся провода в офисе, монтируются и настраиваются телекоммуникационные розетки. Традиционно местоположение розеток, как и конфигурация телеком-системы офиса, зависит от будущего размещения мебели. Вместе с перевозом офисного имущества перевозится и устанавливается в уже готовые розетки все остальное. Михаил Сергеев предостерегает: если некорректно соблюсти весь этот процесс, то, во-первых, придется монтировать телеком-систему с уже сидящими в комнате людьми, во-вторых, может не хватить розеток и инфраструктуры для обеспечения всех сотрудников. «Соответственно, офис в течение некоторого времени может полностью или частично оставаться без связи, а это напрямую влияет на бизнес», – говорит Сергеев.